Datenschutzerklärung

Stand: Februar 2026

🇪🇺 Alle Datenverarbeitung für Spables findet ausschließlich auf EU-Servern (Hetzner, Deutschland) statt. Ihre Sprachaufnahmen und Daten verlassen niemals die Europäische Union.

1. Verantwortlicher

Coflnet GmbH, Dorfstr 27a, 84163 Marklkofen, Deutschland
E-Mail: support@coflnet.com

2. Welche Daten wir erheben

Bei der Nutzung von Spables verarbeiten wir folgende Daten:

  • Sprachaufnahmen: Audiodateien, die Sie über die Spables-App zur Transkription in tabellarische Daten aufnehmen. Die Aufnahmen werden temporär gespeichert und verschlüsselt, bevor sie an unseren S3/R2-kompatiblen Speicher gesendet werden. Sie werden auf EU-Servern verarbeitet und mittels unserer Sprache-zu-Text-Infrastruktur transkribiert.
  • Transkribierter Text und strukturierte Daten: Der aus Ihren Aufnahmen generierte Text und die Tabelleneinträge.
  • Kontodaten: E-Mail-Adresse, Authentifizierungs-Tokens (Firebase Auth).
  • Integrations-Tokens: API-Tokens zur Verbindung mit Drittanbieterdiensten (Excel, Google Sheets usw.). Diese werden im Ruhezustand mit AES-256-GCM verschlüsselt.
  • Server-Protokolle: IP-Adresse, Browser-/Gerätetyp, Zugriffszeitstempel — werden nur zu Sicherheits- und Betriebszwecken erhoben.

Kostenloser Plan — KI-Trainings-Nutzungsrechte

Wenn Sie Spables im kostenlosen Tarif („Kostenlos") nutzen, gewähren Sie der Coflnet GmbH eine nicht-exklusive, weltweite, gebührenfreie Lizenz zur Nutzung Ihrer anonymisierten Sprachaufnahmen und Transkriptionen zum Zweck des Trainings und der Verbesserung von KI-Modellen. Diese Daten werden vor der Verwendung anonymisiert und können nicht auf Sie zurückgeführt werden. Wenn Sie diese Lizenz nicht gewähren möchten, wählen Sie bitte einen kostenpflichtigen Tarif (Pro oder Premium).

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

  • Diensterbringung: Transkription von Sprache zu Text und Strukturierung in Tabellen.
  • Integrations-Synchronisation: Übertragung von Einträgen an Ihre konfigurierten Integrationen (Excel, Google Sheets, Nextcloud usw.).
  • Produktverbesserung: Anonymisierte Nutzungsanalysen zur Verbesserung des Dienstes (kostenlose Nutzer: auch KI-Training wie oben beschrieben).
  • Kommunikation: Beantwortung von Support-Anfragen.
  • Rechtliche Pflichten: Wo gesetzlich oder gerichtlich erforderlich.

4. Ort der Datenverarbeitung

Alle Spables-Datenverarbeitung findet auf Servern innerhalb der Europäischen Union statt (primär Hetzner, Deutschland). Sprachaufnahmen werden auf EU-Infrastruktur verarbeitet. Wir übertragen Ihre Daten nicht zur Verarbeitung außerhalb der EU.

5. Drittanbieter-Dienste

Wir nutzen folgende Drittanbieter-Dienste:

Wenn Sie Integrationen konfigurieren (Google Sheets, Nextcloud usw.), werden Daten gemäß deren jeweiligen Datenschutzrichtlinien an diese Dienste gesendet.

6. Datenspeicherung & Export

Sprachaufnahmen werden temporär gespeichert und verschlüsselt, bevor sie an unseren S3/R2-kompatiblen Speicher gesendet werden. Standardmäßig werden sie nicht über den Transkriptionsprozess hinaus gespeichert, es sei denn, Sie nutzen den kostenlosen Tarif (in diesem Fall können anonymisierte Kopien für KI-Training aufbewahrt werden). Sie können jedoch eine Einstellung pro Tabelle aktivieren, um Aufnahmen für 10 Jahre zu speichern.

Strukturierte Tabellendaten werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist. Sie können Einträge in vollen Monatsintervallen für Ihre eigene Archivierung exportieren und Einträge für diesen Monat löschen.

Sie können Ihr Konto direkt in der App löschen. Das Löschen eines Kontos erstellt einen vollständigen Datenexport (im Ruhezustand verschlüsselt) mit einer Lebensdauer (TTL) von 30 Tagen und sendet einen Download-Link an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse. Sie können diesen vollständigen Datenexport auch manuell bis zu 2 Mal pro Monat anfordern.

7. Ihre Rechte (DSGVO)

Gemäß der DSGVO haben Sie das Recht auf:

  • Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten
  • Berichtigung unrichtiger Daten
  • Löschung Ihrer Daten
  • Einschränkung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Datenübertragbarkeit
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an support@coflnet.com.

8. Cookies

Spables verwendet nur essenzielle Cookies, die für Authentifizierung und Sitzungsverwaltung erforderlich sind. Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies.

9. Datensicherheit

Alle Datenübertragungen sind via TLS verschlüsselt. API-Tokens werden im Ruhezustand mit AES-256-GCM und via PBKDF2 abgeleiteten Schlüsseln verschlüsselt. Sprachaufnahmen werden vor der Speicherung in unserem S3/R2-kompatiblen Objektspeicher mit dem gleichen AES-256-GCM-Standard verschlüsselt. Datenexporte werden ebenfalls im Ruhezustand verschlüsselt, bevor sie zum Download bereitgestellt werden. Der Zugriff auf Produktionssysteme ist eingeschränkt und wird überwacht.

10. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden über die App oder Website kommuniziert. Die fortgesetzte Nutzung von Spables nach Änderungen gilt als Zustimmung zur überarbeiteten Richtlinie.